Muốn tiết kiệm chi phí khi thuê văn phòng nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Đừng bỏ lỡ 8 kiến thức về chi phí thuê văn phòng và đàm phán giá cực kỳ hữu ích, giúp bạn tự tin thương lượng và sở hữu không gian làm việc lý tưởng.
Kiến thức hữu ích giúp bạn dễ dàng thương lượng và sở hữu không gian làm việc lý tưởng
1. Xem xét tổng chi phí
Khi lựa chọn thuê văn phòng, giá thuê mặt bằng luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên giá thuê chỉ là một yếu tố chi phí, để đưa ra quyết định chính xác, bạn cần có cái nhìn tổng quan hơn về tổng chi phí phải trả. Dưới đây là 7 loại chi phí bạn cần cân nhắc để có cái nhìn tổng quan về tổng chi phí phải trả khi thuê văn phòng.
Giá thuê cơ bản: Đây là mức giá ban đầu mà chủ nhà đưa ra, thường được tính trên một mét vuông mỗi tháng.
Phí dịch vụ: Bao gồm các khoản phí quản lý tòa nhà, phí bảo vệ, phí vệ sinh, phí sử dụng các tiện ích chung như phòng họp, phòng chờ…
Tiền điện điều hòa: Chi phí này có thể dao động tùy thuộc vào diện tích văn phòng, công suất máy lạnh và thời gian sử dụng.
Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng: Bao gồm điện năng tiêu thụ cho các thiết bị chiếu sáng, máy tính, máy in và các thiết bị điện khác.
Phí đỗ xe: Nếu nhân viên của bạn thường xuyên sử dụng phương tiện cá nhân, chi phí đỗ xe sẽ là một khoản đáng kể.
Chi phí làm ngoài giờ: Nhiều tòa nhà áp dụng mức phí bổ sung cho việc làm việc ngoài giờ, đặc biệt là vào cuối tuần hoặc các ngày lễ.
Thuế giá trị gia tăng (VAT): Đây là khoản thuế mà bạn phải trả thêm dựa trên tổng giá trị của hợp đồng thuê.
Việc chi tiết các khoản phí này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thuê văn phòng một cách thông minh, tránh những phát sinh không mong muốn và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
2. Lưu ý chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất
Một loại chi phí khác mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ khi thuê văn phòng là chi phí hoàn thiện nội thất. Tùy thuộc vào từng tòa nhà và diện tích thuê, hiện trạng ban đầu của văn phòng sẽ khác nhau. Có thể văn phòng đã được hoàn thiện cơ bản, nhưng cũng có thể chỉ là không gian thô cần phải đầu tư hoàn toàn từ A đến Z.
3. Phí dịch vụ trong thời gian làm nội thất
Thông thường, các tòa nhà văn phòng sẽ có chính sách ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng trong giai đoạn hoàn thiện nội thất. Cụ thể, nhiều tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê trong khoảng 15-30 ngày để khách hàng có đủ thời gian hoàn thiện không gian làm việc của mình. Tuy nhiên, trong thời gian này, khách hàng vẫn phải thanh toán các khoản phí dịch vụ như phí quản lý, phí bảo vệ, phí vệ sinh…
Bên cạnh đó, để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho khách hàng, một số tòa nhà còn có chính sách ưu đãi về điện năng tiêu thụ. Thay vì thu theo mức giá cố định, khách hàng chỉ cần thanh toán số tiền điện thực tế tiêu hao theo công tơ. Điều này giúp khách hàng tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt là trong giai đoạn thi công và hoàn thiện nội thất.
4. Đo lường diện tích hữu ích và không hữu ích
Khi thuê văn phòng, việc xác định diện tích sử dụng hiệu quả là vô cùng quan trọng. Thông thường, các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp sẽ tính phí cho diện tích mà khách hàng thực sự sử dụng. Có ba phương pháp đo diện tích phổ biến: Đo thông thủy (trong lòng văn phòng), đo theo tim tường và vách ngăn, và đo theo mép ngoài của tường. Phương pháp đo thông thủy thường cho kết quả diện tích nhỏ hơn 3-5% so với phương pháp đo theo mép ngoài tường.
Tuy nhiên, không phải toàn bộ diện tích thuê đều được sử dụng hiệu quả. Các góc chết, diện tích không sử dụng được, văn phòng hình dáng bất thường hoặc có nhiều cột đều làm giảm diện tích sử dụng thực tế. Vì vậy, khi xem xét các văn phòng, bạn nên xác định rõ các diện tích không hữu ích này để làm cơ sở đàm phán với chủ tòa nhà. Việc làm rõ các vấn đề về diện tích sẽ giúp bạn tránh những tranh chấp không đáng có và đảm bảo quyền lợi của mình.
5. Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn Hợp đồng
Khá nhiều chủ tòa nhà đưa điều khoản điều chỉnh giá hàng năm, hoặc sau 2 năm. Một số Hợp đồng tưởng chừng rất công bằng khi quy định nếu giá thị trường tăng thì sẽ tăng, giảm thì sẽ giảm.
Nhưng trên thực tế, khi khách thuê đã bỏ rất nhiều chi phí để làm nội thất và chuyển văn phòng, thì khách thuê luôn ở vị thế đàm phán yếu hơn. Vì vậy điều chỉnh giá thuê là điều khoản khách thuê cần hết sức lưu tâm đàm phán.
6. Vấn đề tỷ giá khi thanh toán
Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng đều quy định thanh toán bằng đồng Việt Nam, nhưng giá thuê ban đầu thường được niêm yết bằng đô la Mỹ (USD). Vì vậy, việc quy đổi từ USD sang VNĐ là điều không thể tránh khỏi.
Vậy nên bạn hãy lưu ý những vấn đề sau:
Tỷ giá áp dụng: Khi ký hợp đồng, bạn cần hỏi rõ chủ tòa nhà sẽ sử dụng tỷ giá nào để quy đổi. Có thể là tỷ giá mua vào, tỷ giá bán ra hoặc tỷ giá trung bình của một ngân hàng cụ thể. Mỗi loại tỷ giá sẽ ảnh hưởng khác nhau đến số tiền bạn phải trả.
Điều chỉnh tỷ giá: Bạn cũng cần tìm hiểu xem chủ tòa nhà có cho phép điều chỉnh tỷ giá trong quá trình thuê hay không. Nếu tỷ giá USD tăng so với VNĐ, việc điều chỉnh tỷ giá có thể khiến bạn phải trả thêm tiền thuê. Ngược lại, nếu tỷ giá giảm, bạn có thể được hưởng lợi.
Biến động tỷ giá: Tỷ giá ngoại tệ luôn biến động. Trong 10 năm qua, tỷ giá USD so với VNĐ đã tăng trung bình khoảng 4% mỗi năm. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn phương án thanh toán và điều chỉnh tỷ giá để tránh rủi ro.
Tóm lại, vấn đề tỷ giá là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tổng chi phí thuê văn phòng. Để bảo vệ quyền lợi của mình, bạn nên tìm hiểu kỹ về các điều khoản liên quan đến tỷ giá trong hợp đồng và lựa chọn phương án phù hợp nhất.
7. Trình tự đặt cọc giữ chỗ
Trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê (Offer To Lease) và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả.
Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước tiên.
8. Làm gì khi không thể đàm phán đơn giá thuê?
Nhiều tòa nhà ở vị thế rất khó để giảm giá sâu so với giá thuê hiện tại, vì điều này ảnh hưởng đến khung giá áp dụng cho các khách hàng đang thuê tại tòa nhà. Nên thay vì đề nghị giảm đơn giá thuê, bạn có thể để nghị họ: Miễn phí một vài tháng tiền thuê; Miễn phí toàn bộ hoặc một phần chi phí đỗ xe; Tăng thời gian làm việc trong ngày mà không phải trả phí làm ngoài giờ.
Để hành trình tìm kiếm văn phòng thuê trở nên thuận lợi, bạn có thể liên hệ MAINOFFICE – Đối tác chiến lược của hơn 1000+ mặt bằng cho thuê uy tín trên toàn quốc – để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng. Cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu lòng nhiệt huyết, MAINOFFICE luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng khách hàng, mang đến trải nghiệm tốt nhất.
