Việc lựa chọn thuê văn phòng là quyết định mang tính chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp. Đối với những người mới bắt đầu tìm kiếm văn phòng, có thể gặp nhiều khó khăn. Bài viết này sẽ tổng hợp những lưu ý bạn cần “bỏ túi” để hành trình tìm kiếm mặt bằng văn phòng trở lên dễ dàng, thuận tiện hơn.
5 lưu ý quan trọng khi thuê mặt bằng văn phòng ai cũng nên biết
1. Vị trí, vị trí, vị trí
Điều quan trọng cần nhắc lại 3 lần. Lựa chọn văn phòng ở vị trí thuận lợi về giao thông sẽ giúp khách hàng và đối tác dễ dàng tiếp cận và tương tác với doanh nghiệp. Điều này cũng góp phần tăng cường khả năng kết nối, mở rộng cơ hội hợp tác và thu hút khách hàng tiềm năng.
Nếu khu vực có tiện ích xung quanh đủ đầy thì sẽ là lợi điểm lớn cho cả khách hàng và nhân viên công ty. Đặc biệt, hãy chọn những văn phòng có địa chỉ dễ nhớ và ngắn gọn để giúp đối tác và khách hàng dễ dàng tìm kiếm và ghi nhớ.
Ngoài ra, vị trí của văn phòng cũng cần được xem xét đến về mặt phong thủy để đảm bảo sự thuận lợi và hanh thông trong công việc kinh doanh.
2. Lựa chọn diện tích phù hợp
Quyết định diện tích văn phòng là bài toán quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và tiềm năng phát triển của doanh nghiệp. Để đưa ra lựa chọn phù hợp, chủ doanh nghiệp cần căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm quy mô của doanh nghiệp, số lượng nhân viên hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai.
Tại Việt Nam, đa số doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn khoảng 5 – 6 m2 cho mỗi nhân viên trong văn phòng của họ. Tùy thuộc vào điều kiện kinh tế và chiến lược kinh doanh, một số doanh nghiệp có thể giảm diện tích xuống còn 3 – 4 m2 cho mỗi nhân viên để tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp lớn hoặc có nhu cầu tăng không gian làm việc và khuyến khích sự sáng tạo thường chọn diện tích từ 7 – 10m2 cho mỗi nhân viên.
Khi tính toán diện tích thuê mặt bằng văn phòng, cần dự trữ một lượng diện tích dư để đảm bảo có đủ không gian cho sự mở rộng và tăng cường nhân sự trong tương lai.
Điều này giúp đảm bảo rằng văn phòng không chỉ phục vụ hiện tại mà còn đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
3. Xem xét chi phí thuê
Việc tìm hiểu mức giá thuê văn phòng phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Giá thuê văn phòng sẽ biến động tùy thuộc vào khu vực, hạng văn phòng và các tiện ích đi kèm.
Khi đánh giá tổng chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý bao gồm cả giá thuê cố định và các khoản chi phí phát sinh như: Tăng giá hàng năm, phí bảo trì bảo dưỡng, vệ sinh… Việc lập kế hoạch chi tiêu cụ thể và dự trù đầy đủ cho các khoản chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những gánh nặng tài chính bất ngờ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Đặc biệt, doanh nghiệp sản xuất cần chú trọng đánh giá kỹ lưỡng các khoản chi phí phát sinh như phí dịch vụ tòa nhà, phí sửa chữa, phí dọn dẹp vệ sinh, phí sử dụng tiện ích (điện nước, internet)… Những chi phí này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành văn phòng sau này.
Doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp để tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng như: So sánh giá thuê ở các khu vực khác nhau, thương lượng giá thuê với chủ nhà, lựa chọn văn phòng có diện tích phù hợp, sử dụng các dịch vụ văn phòng chung…
4. Chú ý các trang thiết bị sẵn có
Trong các tòa nhà văn phòng hiện đại, khi bạn thuê một mặt bằng văn phòng, thường sẽ được trang bị các thiết bị như: Hệ thống điều hòa, chiếu sáng, thang máy và đôi khi cả nội thất.
Ngoài ra, các yêu cầu bắt buộc như: Hệ thống phòng cháy chữa cháy, nguồn điện dự phòng và hệ thống cấp thoát nước cũng cần được đảm bảo.
Trước khi thuê, hãy kiểm tra kỹ tính ổn định và an toàn của các thiết bị này để đảm bảo rằng quá trình vận hành sẽ không gặp phải vấn đề gì.
Nếu bạn định thuê một căn nhà riêng hoặc biệt thự làm văn phòng cho công ty, hãy làm rõ với chủ nhà về phạm vi và hạng mục được phép cải tạo. Điều này giúp tránh xảy ra mâu thuẫn hoặc phải trả thêm chi phí đền bù cho chủ nhà khi hoàn trả mặt bằng.
5. Kiểm tra tính pháp lý
Kiểm tra tính hợp pháp của mặt bằng là một bước không thể thiếu khi quyết định thuê văn phòng cho công ty. Không ai muốn đặt chân vào một không gian làm việc mà gặp phải tranh chấp pháp lý hoặc vi phạm luật pháp.
Khi khám phá các lựa chọn văn phòng, bạn cần tìm kiếm những địa điểm có nguồn gốc rõ ràng và yêu cầu chủ sở hữu cung cấp đầy đủ tài liệu pháp lý, đảm bảo tính minh bạch. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Uy tín của chủ sở hữu mặt bằng cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Hãy chọn những đơn vị cho thuê uy tín, có kinh nghiệm, và cam kết phục vụ chuyên nghiệp để đảm bảo bạn nhận được sự tư vấn chất lượng.
Việc lựa chọn mặt bằng văn phòng phù hợp là bước đệm quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trên đây đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để đưa ra quyết định sáng suốt.
Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết và lựa chọn văn phòng ưng ý, bạn có thể liên hệ với các đơn vị uy tín như MAINOFFICE – Thương hiệu uy tín trực thuộc hệ sinh thái MAIN GROUP, đơn vị tự hào mang đến giải pháp cho thuê văn phòng & sàn thương mại toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản, MAINOFFICE tự hào là đối tác của hơn 1000+ tòa văn phòng cho thuê trên toàn quốc. Cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu lòng nhiệt huyết, MAINOFFICE luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng khách hàng, mang đến trải nghiệm tốt nhất.
Liên hệ với MAINOFFICE ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ văn phòng đẳng cấp!
